País:
Colombia
Nombre Proyecto:
Solución Tecnológica para el ICA
Cliente:
Instituto Colombiano Agropecuario
Área de Negocio / Solución
Captura y Analítica de Datos / Moviltec

RETO
Las actividades de inspección, vigilancia y control que enmarcan el objeto y campo de acción del ICA, son la base que garantiza la operación institucional y el cumplimiento de su misión. No obstante, existen falencias en cuanto a las actividades y recursos que apoyan dicha operación que hacen que estos se conviertan en factores decisivos para la toma oportuna de decisiones. Es así como el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TIC’s, se convierten en el mecanismo clave para la optimización de procesos, trámites y procedimientos en aras de eliminar cuellos de botella, reducir tiempos, definir o mejorar controles y facilitar el trabajo no solo de quienes lo realizan, sino de quienes dependen del mismo para obtener un producto, como es el caso de la ciudadanía.

En la actualidad, los funcionarios y/o contratistas del ICA debe manejar una cantidad excesiva de Formas, Formatos o Formularios (PDF, Excel, Word o Pre Impresas) que deben ser diligenciados manualmente de conformidad con el tipo de ejercicio que están ejecutando, convirtiéndose así en una actividad que en la mayoría de ocasiones es dispendiosa e ineficiente, ya que esta información es consignada en dichas formas, consolidada y archivada para posteriormente ser validada mediante un ejercicio de auditoría y reportada a través de los planes de acción.

La información diligenciada o que se genera de la gran mayoría de las formas, no es consolidada ni tampoco procesada a través de un único mecanismo tecnológico, se le da tratamiento en físico y en algunas oportunidades como mecanismo de salvaguarda de la información, se escanea y se archiva en los equipos de los funcionarios, pero la información no se procesa como un todo o como la sumatoria de estos elementos para la toma de decisiones, para lo cual la entidad requiere de la implementación de una solución tecnológica compuesta por una plataforma que permita contar con un único repositorio de gestión de los registros (Formas) diligenciados y digitalizados mediante el bolígrafo digital que alimenten una base de datos desde la cual los demás aplicativos puedan llegar a consumir esta información mediante integración de servicios.

SOLUCION
Implementación de plataforma que permite la captura de la información en tiempo real, gestión, Integración, simplificación, optimización y sistematización del proceso de las formas diligenciadas con el bolígrafo digital con el cual la información queda disponible en línea en el sistema alimentando la base de datos del ICA y un módulo de estadísticas

Módulo de Estadísticas: Con la información capturada y digitalizada de los formatos a través de la tecnología con los bolígrafos digitales se debe poder realizar consultas a través de un módulo compuesto por 10 alternativas las cuales serán a convenir con el ICA.

Algunas propuestas son:

  1. Quien realizó el formulario?
  2. Donde se diligenció el formulario?
  3. Cuántos usuarios diligenciaron esa misma forma?
  4. A que seccional pertenece?
  5. A qué área pertenece? (Animal, Vegetal)
  6. Mapa de Calor
  7. Alertas
  • Toma de información en línea en donde en tiempo real se obtiene los datos de fecha, hora y lo concerniente a la visita en campo, pudiendo corroborar la presencia del funcionario en el predio asignado con el uso del sistema de georreferenciación con el que cuenta el dispositivo o mediante el sistema de evidencia fotográfica.
  • Optimización del tiempo de respuesta a las situaciones evidenciadas en campo, que permite de esta manera brindar un apoyo técnico eficiente y óptimo al sector agropecuario.
  • Estudio de 128 formas misionales que son de uso más frecuente en las áreas Animal y Vegetal del ICA con el fin de verificar cuales campos de información son comunes entre sí y de esta manera se minimizó la cantidad de formatos que se requerían digitalizar.

Los beneficios que trajo para el ICA son un impacto significativo debido a que la entidad está en la obligación de velar por la sanidad del país mediante acciones de inspección, vigilancia y control

  1. Causar el menor impacto relacionado con los riesgos relacionados con el diligenciamiento de información de manera oportuna
  2. Conocer el momento exacto en el que se tomaron los datos y poder realizar seguimiento a los mismos en tiempo real
  3. Conocer la ubicación geográfica de funcionarios y/o contratistas al momento de realizar la captura de la información
  4. Se puede validar la información cuando algún dato es incorrecto. Integrado con el dispositivo que transmite la información en tiempo real
  5. Mantener los requisitos legales de firma. Además de mantener la copia de Papel, como prueba o backup
  6. No requiere mayor cambio en los procesos actuales de trabajo, de hecho los optimiza
  7. Utilizando la cámara del dispositivo móvil (Celular), la aplicación captura la evidencia fotográfica que se requiera y la envía a la plataforma
  8. Ofrecer movilidad en cualquier momento y en cualquier lugar para las labores en campo desarrolladas por el Instituto
  9. Captura de la información escrita a mano como datos digitales. Permite automatizar el procesamiento de documentos para mejorar la eficiencia

RESULTADOS

  • Análisis y simplificación de 128 formas que permiten obtener un resultado de 65 formas unificadas y digitalizadas
  • 10 bolígrafos digitales con sus dispositivos móviles Android 5.1 con plan de datos de 4 Gb
  • Módulo de control de la información y estadísticas.
  • Software de Gestión de Recursos (Plan de trazabilidad y georreferenciación) para realizar un despliegue con pruebas de concepto en la seccional de Cundinamarca que permita un análisis de resultados de la captura de información a través de la tecnología con los Bolígrafos digitales y con base a estos el desarrollo en una segunda fase de las demás funcionalidades requeridas por el ICA.
  • Mesa de ayuda 5×10